Verslo pasaulyje yra sričių, kurioms vadovas skiria daug dėmesio – pardavimai, marketingas, klientų aptarnavimas. Ir yra sričių, kurios tradiciškai atsiduria antrame plane, kol netampa problema. Apskaitos tvarkymas daugeliu atvejų priklauso būtent antrai kategorijai – iki tos akimirkos, kai VMI patikrinimas, netikėta bauda ar prarasta finansavimo galimybė staiga paverčia ją pirmuoju prioritetu. Tačiau tokių krizių galima išvengti, jei apskaitos sistema pastatoma teisingai nuo pat pradžių. Added Value ekspertai jau daugelį metų padeda įmonėms sukurti tokias sistemas – kur apskaita tampa ne našta, o strateginiu įrankiu.
Kas iš tikrųjų yra apskaitos tvarkymas
Daugelis vadovų apskaitos tvarkymą įsivaizduoja kaip mechanišką sąskaitų vedimą ir ataskaitų pildymą. Realybėje ši sąvoka yra kur kas platesnė. Apskaitos tvarkymas apima visą sistemą, kuri leidžia įmonei tiksliai fiksuoti ūkines operacijas, jas analizuoti ir naudoti sprendimams priimti. Tai apima ne tik techninius aspektus – programinę įrangą, dokumentų srautus, ataskaitų formas – bet ir organizacinius: kas ką daro, kada ir kaip.
Kokybiškas apskaitos tvarkymas yra tarsi gerai suprojektuota nervų sistema versle. Ji renka signalus iš visų padalinių, perduoda juos vadovui suprantama forma ir leidžia laiku reaguoti į pokyčius. Kai ši sistema veikia gerai – verslas priima pagrįstus sprendimus. Kai ji sutrikusi – vadovas veikia „aklai“ arba remdamasis intuicija, o tai augančiam verslui yra pavojinga. Būtent tokį – sisteminį ir strategiškai naudingą – požiūrį formuoja Added Value apskaitos paslaugos.
Apskaitos rūšys, kurias verta atskirti
Norint efektyviai tvarkyti apskaitą, svarbu suprasti, kad ji nėra vienalytis dalykas. Praktikoje egzistuoja kelios apskaitos rūšys, kurios tarnauja skirtingiems tikslams:
Finansinė apskaita – tai klasikinė apskaita, kurios rezultatai teikiami išorėje: VMI, akcininkams, bankams, auditoriams. Ji vedama pagal griežtus standartus (VAS arba TFAS) ir apima balansą, pelno ir nuostolių ataskaitą, pinigų srautų ataskaitą, aiškinamąjį raštą.
Mokestinė apskaita – artima finansinei, bet vedama pagal mokesčių įstatymų reikalavimus. Kai kurie sandoriai finansinėje ir mokestinėje apskaitoje traktuojami skirtingai, todėl praktikoje šios dvi apskaitos rūšys retai visiškai sutampa.
Vadybinė apskaita – tai apskaita „į vidų“, skirta pačiam vadovui. Ji neturi standartinės formos ir gali būti kuriama pagal konkrečios įmonės poreikius. Pelningumas pagal produktus, klientus, regionus; sąnaudų analizė; įvairūs vadybiniai rodikliai – visa tai yra vadybinės apskaitos sritis.
Sąnaudų (kaštų) apskaita – ypač aktuali gamybos įmonėms. Ji leidžia tiksliai apskaičiuoti kiekvieno produkto ar paslaugos savikainą ir priimti sprendimus dėl kainodaros ar asortimento.
Kokybiškas apskaitos tvarkymas apima visas šias sritis ir užtikrina, kad jos veiktų suderintai. Praktinę informaciją apie plačią paslaugų aprėptį rasite apskaitos skiltyje.
Pagrindiniai apskaitos tvarkymo modeliai
Kiekviena įmonė gali rinktis, kokį apskaitos tvarkymo modelį taikyti. Praktikoje išsiskiria trys pagrindiniai variantai, kurių pasirinkimas priklauso nuo įmonės dydžio, veiklos specifikos ir vadovo pageidavimų:
Visiškai vidinis modelis. Įmonėje dirba vienas ar keli buhalteriai, kurie tvarko visą apskaitą. Tinka didesnėms bendrovėms, kur apskaitos apimtis pateisina atskiro padalinio išlaikymą. Reikalauja investicijų į programinę įrangą, kvalifikacijos kėlimą, pavadavimo užtikrinimą.
Visiškai išorinis modelis. Visa apskaita perduota išorės paslaugų tiekėjui. Tinka smulkiajam ir vidutiniam verslui, kur nėra prasmės išlaikyti atskiros komandos. Kaina prognozuojama, kokybė užtikrinta profesionalų komandos.
Hibridinis modelis. Dalis funkcijų atliekama viduje (pvz., pirminių dokumentų priėmimas ir kasdienis suvedimas), o sudėtingesnės sritys perduotos išorės partneriui (mokesčių planavimas, ataskaitos, auditas, finansų konsultavimas). Šis modelis dažnai pasirinkiamas augančių įmonių.
Kiekvienas modelis turi savo privalumus, o pasirinkimas dažnai priklauso ne tik nuo įmonės dydžio, bet ir nuo veiklos sudėtingumo, tarptautinio elemento, augimo tempo. Su galimais scenarijais įvairaus dydžio verslui galite susipažinti verslo klientams skirtoje skiltyje.
Kaip organizuoti apskaitos tvarkymą nuo nulio
Pradedantiems verslams svarbu apskaitos sistemą pastatyti teisingai nuo pat pirmos dienos. Vėliau ją keisti visada sunkiau nei sukurti iš karto tinkamai. Praktiniai žingsniai atrodo taip:
- Apskaitos politikos parengimas. Tai dokumentas, kuriame nustatomi pagrindiniai apskaitos principai – kaip vertinamas turtas, kaip pripažįstamos pajamos, kokie yra nusidėvėjimo terminai ir kiti aspektai.
- Sąskaitų plano sudarymas. Sąskaitų struktūra turi atitikti verslo specifiką ir leisti gauti reikiamą informaciją.
- Apskaitos programos pasirinkimas. Rinkoje yra daug programų – nuo paprastų iki sudėtingų ERP sistemų. Svarbu pasirinkti tokią, kuri atitinka dabartinius poreikius ir turi augimo potencialą.
- Dokumentų srautų organizavimas. Kas priima sąskaitas, kas jas patvirtina, kas perduoda buhalteriui, kokiais terminais – visa tai turi būti aiškiai apibrėžta.
- Ataskaitų formų parengimas. Ne tik privalomos, bet ir vadybinės ataskaitos, kurios reguliariai teiks vadovui reikiamą informaciją.
- Vidaus kontrolės mechanizmų įdiegimas. Būtini patikrinimų ir kryžminio derinimo procesai, mažinantys klaidų ir piktnaudžiavimo tikimybę.
Šie žingsniai gali atrodyti sudėtingi, tačiau profesionali komanda visą procesą įgyvendina per kelias savaites. Galutinis rezultatas – sistema, kuri veikia sklandžiai ir netrikdo pagrindinės verslo veiklos.
Kokybės kriterijai, kuriuos verta stebėti
Kaip vadovas gali įvertinti, ar apskaitos tvarkymas jo įmonėje yra kokybiškas? Yra keli praktiniai kriterijai:
Ataskaitų laiku pateikimas. Mėnesinės ataskaitos pateikiamos per pirmas 10-15 dienų po mėnesio pabaigos. Jei tenka laukti mėnesį ar ilgiau – tai signalas, kad kažkas ne taip.
Klaidų dažnumas. Bet kurioje sistemoje klaidos pasitaiko, bet jos turėtų būti retos ir mažos apimties. Reguliariai kartojasi didelės klaidos – rimta problema.
Klausimų kokybė. Geras buhalteris ne tik atsakinėja, bet ir pats užduoda klausimus – apie sandorių esmę, aplinkybes, planus. Jei buhalteris niekada neužduoda klausimų – jis tikriausiai dirba mechaniškai.
Prevenciniai signalai. Įspėjimai apie artėjančius terminus, potencialias problemas, teisės aktų pokyčius – kokybiško apskaitos tvarkymo požymis.
Skaidrumas. Vadovas gali bet kada gauti atsakymą į klausimą „kodėl būtent taip?“ ir suprasti loginį pagrindimą.
Jei bent vienas iš šių kriterijų netenkina – verta pagalvoti apie sistemos peržiūrą. Padeda ir nemokama „antroji nuomonė“, kurią siūlo Added Value – nešališkas ekspertų įvertinimas gali atskleisti daug daugiau, nei atrodo iš pirmo žvilgsnio.
Apskaitos tvarkymo integracija su kitomis sritimis
Šiuolaikiniame versle apskaita negali egzistuoti izoliuotai. Ji glaudžiai siejasi su kitomis sritimis, ir būtent šios integracijos kokybė lemia bendrą efektyvumą:
Ryšys su finansų valdymu. Apskaitos duomenys yra pagrindas finansų analizei, biudžetavimui, pinigų srautų prognozavimui. Kokybiškos finansinės paslaugos neatsiejamos nuo kokybiškos apskaitos.
Ryšys su audito procesais. Tvarkinga apskaita audito procesą paverčia sklandžiu ir greitu. Netvarkinga – pavirsta ilga ir brangia patirtimi. Daugiau apie audito paslaugas skaitykite audito skiltyje.
Ryšys su teisiniais aspektais. Sandoriai, sutartys, mokestiniai sprendimai – visa tai turi būti derinama tarp buhalterio ir teisininko. Kompleksinės teisinės paslaugos, teikiamos kartu su apskaita, sumažina rizikų tikimybę.
Ryšys su personalu. Darbo užmokestis, priedai, nauda darbuotojams – tai apskaitos ir personalo administravimo susikirtimo taškas.
Kada verta peržiūrėti esamą apskaitos sistemą
Yra keli tipiniai signalai, rodantys, kad esamą apskaitos tvarkymo sistemą reikia peržiūrėti. Pirma – jei ataskaitos vėluoja arba yra netikslios. Antra – jei vadovas nesupranta, iš kur atsiranda pelnas arba kur „dingsta“ pinigai. Trečia – jei kiekvienas VMI patikrinimas kelia didelį stresą. Ketvirta – jei įmonė sparčiai auga, o apskaita „nepavytė“ šio augimo. Penkta – jei per pastaruosius metus buvo bent viena reikšminga bauda ar netikslus mokesčio apskaičiavimas.
Kiekvienu iš šių atvejų vertas ne kosmetinis patobulinimas, o esminis sistemos įvertinimas. Nepriklausomi ekspertai gali greitai identifikuoti silpnąsias vietas ir pasiūlyti konkrečius sprendimus. Daugiau apie darbo principus rasite skiltyje „Apie mus“, o atsakymus į dažniausius klausimus – D.U.K. skyriuje. Pilna informacija apie buhalterinę apskaitą pateikta buhalterijos skiltyje.
Išvada: sistema, kuri dirba jums
Kokybiškas apskaitos tvarkymas nėra sritis, kuri turėtų atimti vadovo dėmesį – priešingai, tinkamai suprojektuota sistema turi veikti fone, automatiškai ir patikimai, o vadovui teikti tik struktūruotą informaciją sprendimams priimti. Tai yra investicija į verslo brandą ir stabilumą, kuri atsiperka daug kartų per teisėtai optimizuotus mokesčius, laiku priimtus sprendimus ir išvengtas krizes.
Nesvarbu, ar tik pradedate verslą, ar norite pertvarkyti esamą apskaitos sistemą – Added Value komanda pasirengusi padėti sukurti sprendimą, atitinkantį būtent jūsų poreikius. Sveika apskaita – tai ne prabanga, o pagrindas, ant kurio statomas tvarus ir ilgaamžis verslas.
Susisiekite su Added Value
Norite užsakyti apskaitos tvarkymo paslaugas ar gauti nemokamą pirminę konsultaciją? Pasirinkite jums patogiausią kontaktavimo būdą – mūsų ekspertai atsakys operatyviai ir konkrečiai.
📍 Adresas: Vilniaus padalinys – Šeškinės g. 6, Vilnius
📞 Telefonas: +370 684 48887
✉️ El. paštas: info@avalue.lt